Fall
IT-UNIVER
Wie ein Bildungsprojekt für Kinder Schüler, Eltern, Lehrer und Verwaltungsangestellte in einem einzigen System vereinte – ohne den Aufwand von Tabellenkalkulationen, E-Mails und manueller Kontrolle.
Während einer Phase starken Wachstums sah sich das IT-UNIVER-Team mit einem typischen Problem eines Bildungsprojekts konfrontiert: Die Anzahl der Prozesse nahm zu, aber deren Management blieb fragmentiert.
E-Mail-Newsletter wurden separat versendet, die Studierendendatenbank wurde in Excel geführt, die Kursmaterialien befanden sich in einem Kursmanagementsystem und die Dokumente in Google Drive. Einige Informationen wurden im Gedächtnis der Verwaltung und der Lehrenden belassen.
Solange die Schule klein war, funktionierte dieser Ansatz. Doch mit steigender Schüler-, Gruppen- und Lehrerzahl sowie zunehmenden Zahlungen stießen manuelle Abläufe an ihre Grenzen. Das Team benötigte ein einheitliches System, das Lernen, Kommunikation, Zahlungen, Anwesenheitskontrolle und administrative Steuerung integrieren würde.
Herausforderung für Unternehmen
Das Team musste das Chaos aus Tabellenkalkulationen, Newslettern und Einzeldiensten beseitigen und die Arbeit der Schule auf einer einzigen Plattform konsolidieren. Um dies zu erreichen, entschied sich das Team für theCabinet.io und dessen Lösung „Schülerkonto“.
Phasen der Umsetzung
Schritt 1
Wir analysierten die Prozesse und Rollen.
Während der Arbeitstreffen mit dem Team haben wir 4 Benutzergruppen und Aufgaben identifiziert, die in einem einzigen System verknüpft werden müssen.
Administratoren
Führen Sie eine Datenbank der Studierenden
Anwesenheit überwachen
Sie erstellen einen Zeitplan.
Mit Schülern und Eltern kommunizieren
Einführungsdienst und Marketingmailings
Lehrer werden bezahlt
Neue Lehrer werden eingestellt.
Anwesenheit überwachen
Sie erstellen einen Zeitplan.
Mit Schülern und Eltern kommunizieren
Einführungsdienst und Marketingmailings
Lehrer werden bezahlt
Neue Lehrer werden eingestellt.
Lehrer
Erstellung von Unterrichtsmaterialien
Hausaufgabenkontrolle
Sie sehen ihre Gruppen und ihren Zeitplan.
Kommunikation mit Studierenden
Lernfortschritte überwachen
Sie sehen die aufgelaufenen Zahlungen für den Unterricht.
Hausaufgabenkontrolle
Sie sehen ihre Gruppen und ihren Zeitplan.
Kommunikation mit Studierenden
Lernfortschritte überwachen
Sie sehen die aufgelaufenen Zahlungen für den Unterricht.
Studenten
Zugang zu Lektionen erhalten
Hausaufgaben machen
Kommunikation mit dem Lehrer
Nachrichten von der Verwaltung erhalten
Studiengebühren online bezahlen
Hausaufgaben machen
Kommunikation mit dem Lehrer
Nachrichten von der Verwaltung erhalten
Studiengebühren online bezahlen
Eltern
Sie bezahlen die Studiengebühren.
Erinnerungen erhalten
Anwesenheit überwachen
Sie sehen die Fortschritte des Kindes.
Erinnerungen erhalten
Anwesenheit überwachen
Sie sehen die Fortschritte des Kindes.
Schritt 2
Das Team wurde vernetzt
Administratoren und Lehrkräfte haben Zugang zur Plattform erhalten, um Arbeitsabläufe zu migrieren und Unterrichtsinhalte vorzubereiten.
Schritt 3
Die Studentendatenbank wurde aus Excel übertragen.
Die Kontaktdaten von Schülern und Eltern wurden in das CRM importiert, sodass alle Interaktions-, Zahlungs- und Studiengebührenhistorien an einem Ort erfasst werden konnten.
Schritt 4
Wir haben die Tools an die tatsächlichen Abläufe der Schule angepasst.
Stundenplan
Gruppenplan, Unterrichtsstunden, Lehrer und Klassenzimmer in einer einzigen Tabelle.
Lehrergehälter
Automatische Bezahlung der Lehrer für die erteilten Unterrichtsstunden.
Zielgruppen
Liste der Klassen mit Angabe der Sitzplatzanzahl zur korrekten Erstellung des Stundenplans.
Kurse
Unterrichtsstunden, Hausaufgaben, Unterrichtspausen, Gruppen- und Einzelstundenpläne, Materialien und Tests.
Teilnahme
Der Administrator erfasst die Anwesenheit im Unterricht, und das System verknüpft die Anwesenheit mit der Bezahlung des Lehrers und der Historie des Schülers.
Lehrerzimmer
Arbeitsbereich des Lehrers: Kurse, Gruppen, Hausaufgaben, Aufgaben und Unterrichtsmaterialien.
Als Nächstes wird erläutert, wie die Plattform in die täglichen Abläufe der Schule integriert ist.
Die Arbeit der Schulverwaltung
CRM
Einheitliche Datenbank für Schüler und Eltern
Das CRM speichert Informationen zu Schülern und deren Eltern: Kontakte, Gruppen, Zahlungen, Anwesenheit, Notizen und Kommunikationsverlauf. Der Administrator kann relevante Personen schnell finden und die Datenbank nach Arbeitsparametern filtern.
Bildungsprozess
Anwesenheitserfassung ohne Papierlisten
Vor Unterrichtsbeginn öffnet der Administrator die Unterrichtsstunde auf seinem Smartphone und notiert, wer anwesend und wer abwesend ist. Die Daten werden umgehend ins System eingegeben und werden Teil der Schülerakte.
Visitenkarte
Die Kontaktkarte erfasst automatisch alle Schülerinformationen: Zahlungsstatus, Lernfortschritte, Anwesenheit, Korrespondenz, Notizen der Verwaltung und Erfahrungsberichte der Lehrkräfte.
Automatische Zahlung an den Lehrer
Sobald der Administrator den ersten Schüler für eine Unterrichtsstunde markiert hat, gilt die Unterrichtsstunde als abgeschlossen. Das System berechnet dem Lehrer automatisch den festgelegten Tarif.
Lehrerzimmer
Der Administrator kann alle Lehrkräfte, ihre Kurse, Auszahlungen und die Anzahl der unkorrigierten Hausaufgaben einsehen. Neue Lehrkräfte können ebenfalls hinzugefügt und deren Arbeitsbelastung überwacht werden.
Monetarisierung
Annahme von Zahlungen für Studiengebühren
Die Schule akzeptiert Zahlungen auf verschiedene Weise: online über die Website, per Link, in Raten oder bar an der Rezeption. Alle Zahlungen werden im System erfasst.
Online-Zahlung
Einige Kurse sind auf der Website der Schule verfügbar. Schüler oder Eltern können einen Kurs auswählen und die Studiengebühren online bezahlen, ohne einen Verwaltungsmitarbeiter kontaktieren zu müssen.
Zahlung in Raten
Der Zahlungsdienstleister kann die Zahlung in mehrere Raten aufteilen und einen Zahlungsplan festlegen. Der Schüler oder die Eltern erhalten einen übersichtlichen Zahlungsplan und können die Zahlungen online vornehmen.
Barzahlung
Wenn ein Student Studiengebühren an der Schule bezahlt, erfasst der Administrator die Zahlung manuell im CRM-System. Die Zahlungsinformationen werden anschließend in der Kontaktkarte gespeichert.
Zahlungslink
Der Administrator kann einen Zahlungslink generieren und diesen an den Schüler oder die Eltern senden. Die Zahlung kann online erfolgen.
Berechnung der Lehrergehälter
Das System verknüpft abgeschlossene Unterrichtsstunden, Anwesenheitslisten und Lehrergehälter, um manuelle Berechnungen zu vermeiden und das Fehlerrisiko zu reduzieren.
Grundrate
Für jeden Lehrer im System wird ein Grundbetrag für jede durchgeführte Unterrichtsstunde festgelegt.
Sobald der Administrator die Anwesenheit erfasst, betrachtet das System die Unterrichtsstunde automatisch als abgeschlossen und überweist die Zahlung auf das persönliche Konto des Lehrers.
Zahlungen
Einmal im Monat verarbeitet der Administrator die Zahlung und erfasst sie im Gehaltsprojekt des Lehrers. Die Ansammlung und der Zahlungsverlauf bleiben im System gespeichert.
Stundenplan
Der Stundenplan hilft dabei, Gruppen, Unterrichtsstunden, Lehrer und Klassenzimmer miteinander zu verbinden – ohne diese Logik in separaten Tabellen speichern zu müssen.
Zielgruppen
Die Anzahl der Sitzplätze in jedem Klassenzimmer ist angegeben. Diese Information wird bei der Planung von Gruppen und Kursen verwendet.
Erstellung des Spielplans
Der Administrator erstellt Kurse und legt Termine, Unterrichtszeiten, Dozenten und Räume fest. Basierend auf diesen Daten generiert das System einen Stundenplan und benachrichtigt die Teilnehmer, wenn mehr Teilnehmer als Plätze vorhanden sind.
Arbeiten mit Lektionen
Der Stundenplan enthält Informationen zu jedem Kurs: Kurs, Lektion, Dozent, Raum und Anwesenheit. Administratoren müssen diese Daten nicht mehr aus verschiedenen Quellen zusammentragen.
Veranstaltungen
Die Schule veranstaltet Meisterkurse, Vorlesungen sowie Winter- und Sommercamps. Die Plattform hilft dabei, Teilnehmer einzuladen, Anmeldungen zu erfassen und Zahlungen abzuwickeln.
Einladungen verschicken
Der Administrator erstellt eine Veranstaltung und sendet eine Einladung an die Studierendendatenbank. Es ist nicht nötig, Listen manuell zusammenzustellen und Nachrichten von verschiedenen Diensten zu versenden.
Anmeldung oder Zahlung
Falls für eine Veranstaltung eine Voranmeldung oder Zahlung erforderlich ist, wird auf der Veranstaltungsseite die entsprechende Schaltfläche „Registrieren“ oder „Bezahlen“ angezeigt.
Die Teilnehmerliste wird automatisch generiert. Der Administrator kann sehen, wer sich angemeldet, wer die Teilnahmegebühr bezahlt hat und wer noch kontaktiert werden muss.
Automatisierung
Routineaufgaben wurden an einen Roboter übertragen: Das System selbst überwacht die Vorgänge und erstellt Aufgaben für die zuständigen Personen.
Anrufe bei Schülern nach Abwesenheiten
Wenn das System zwei aufeinanderfolgende Fehlzeiten erfasst, wird der zuständige Manager automatisch beauftragt, den Schüler zu kontaktieren, seine Absicht zur Fortsetzung des Studiums zu bestätigen und ihm beim Wiedereinstieg zu helfen. Das Ergebnis des Gesprächs wird im Datensatz des Schülers gespeichert.
Zahlungserinnerungen für Eltern
Wenn die Studiengebühren fristgerecht bezahlt werden, erhalten die Eltern per E-Mail Erinnerungen an die nächste Zahlung. Die Verwaltung muss sich diese Termine nicht merken.
Die Arbeit der Lehrer
Lehrerzimmer
Der Lehrer sieht nur seinen eigenen Arbeitsbereich.
Im Lehrerzimmer können die Lehrkräfte ihre zugewiesenen Kurse, Schülergruppen, Lernmaterialien und Hausaufgaben einsehen. Dies hilft ihnen, sich auf den Unterricht und nicht auf administrative Angelegenheiten zu konzentrieren.
Hausaufgabenkontrolle
Die fertigen Aufgaben werden dem Lehrer zur Überprüfung zugesandt. Dieser kann eine positive oder negative Bewertung abgeben, einen Kommentar hinzufügen und die Arbeit zur Überarbeitung an den Schüler zurücksenden.
Transparente Abgrenzungen
Im Lehrerzimmer können die Lehrkräfte einsehen, wie viel sie bereits für ihre Unterrichtsstunden erhalten haben. Dies reduziert die Anzahl an Rückfragen und Streitigkeiten.
Bildungsprozess
Die Schule arbeitet im Blended-Learning-Format: Einige Kurse finden online, andere im Klassenzimmer statt. Die Plattform integriert beide Szenarien.
Fernstudium
Vor Beginn einer Online-Vorlesung erhalten die Studierenden eine E-Mail mit einem Link zur jeweiligen Lektion. Die Lektionsseite enthält Kursmaterialien, Hausaufgaben und einen Link zum Zoom-Meeting.
Arbeit in Klassenzimmern
Während des Präsenzunterrichts bittet die Lehrkraft die Schüler, die Seite der aktuellen Unterrichtsstunde zu öffnen. Dort finden sie Materialien, Aufgaben und weiterführende Links, auf die sie nach dem Unterricht zurückgreifen können.
Kommunikation während des Unterrichts
Die Schüler können Fragen und Kommentare im Unterrichtsfeed hinterlassen. Der Verlauf wird gespeichert, sodass Lehrer und Schüler nach dem Unterricht keine wichtigen Klärungen verlieren.
Merkmale der Studierenden
Am Ende der Fortbildung kann die Lehrkraft eine Schülerbewertung abgeben. Diese wird in der Kontaktkarte des Schülers gespeichert und hilft der Schule, nicht nur Zahlungen und Anwesenheit, sondern auch den qualitativen Fortschritt zu erfassen.
Zwei Zugangsebenen für Lehrkräfte
Schulleiter
Erstellt und bearbeitet Unterrichtsmaterialien, kontrolliert Hausaufgaben, lädt Lehrer ein und richtet deren Zugriffsrechte ein.
Lehrer
Arbeitet mit Studierenden zusammen, überprüft Aufgaben und führt Aktionen im Rahmen der gewährten Zugriffsrechte durch.
Studenten
Verschiedene Trainingsformate
Fernlehrgang
Die Schüler absolvieren ihre Kurse online, und alle Materialien werden auf der Plattform gespeichert. Jede Lektionsseite enthält Lerninhalte, Hausaufgaben und einen Zoom-Link. Schüler und Lehrer arbeiten in einem gemeinsamen Informationsraum.
Kurs mit Präsenzunterricht
Vor dem Unterricht öffnen die Schüler die Seite mit dem aktuellen Unterrichtsmaterial und machen sich damit vertraut. Während des Unterrichts können sie Fragen und Kommentare hinterlassen, und nach dem Unterricht ergänzt der Lehrer den Unterrichtsfeed.
Veranstaltungen
Die Schule veranstaltet eintägige Events: Vorträge von Gastdozenten, Meisterkurse, Filmvorführungen und weitere Aktivitäten. Der Administrator erstellt die Veranstaltung auf der Plattform und versendet Einladungen an die Studierenden.
Am Ende
IT-UNIVER vereinte vier Nutzergruppen in einem einzigen System: Administratoren, Lehrkräfte, Schüler und Eltern. Die Schule schaffte so die Trennung von Tabellenkalkulationen, separaten E-Mail-Konten und manueller Kontrolle ab. Daten zu Studiengebühren, Zahlungen, Anwesenheit, Kommunikation und Lehrkräften sind nun auf einer zentralen Plattform verfügbar. Das Team reduzierte den Aufwand für Routinearbeiten, schuf transparente Prozesse für die Mitarbeiter und eine solide Grundlage für weiteres Wachstum und die Eröffnung neuer Standorte.
Die Plattform deckte rund 90 % der Geschäftsprozesse unseres Bildungsprojekts ab. Die Interaktion zwischen Administratoren, Lehrern und Schülern erreichte ein völlig neues Niveau.
Natalia Protsai, Gründerin von IT-UNIVER
Lösungen, die an der IT-UNIVER angewendet wurden
Online-Schule
Blended-Learning-Lösung: Online-Kurse, Präsenzunterricht, Quizze, Veranstaltungen, Wissensdatenbanken, Zahlungsoptionen und ein Abonnementmodell.
Partnerkonto
Systematische Arbeit mit einem Partnernetzwerk: Schulung, Motivation, Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit, Überwachung der Aktivitäten und Entwicklung der Partner.