GESCHICHTEN

HISTES ist die Europäische Vereinigung der Universitäten und Hochschullehrer. Sie dient als Grundlage für eine einheitliche internationale sozio-pädagogische Plattform, die den regelmäßigen Austausch von Erfahrungen und modernen pädagogischen Entwicklungen, die berufliche Weiterentwicklung, die intensive Interaktion und die gemeinsame Entwicklung der Teilnehmer ermöglicht.

HISTES musste seine internen Geschäftsprozesse und die Interaktion mit seinen Partnern – Bildungseinrichtungen in Europa und der GUS – optimieren. Hauptziel war die Schaffung eines komfortablen und effizienten Bewerbungsprozesses für Studierende, die sich an europäischen Universitäten bewerben. Dies umfasste die Bearbeitung von Bewerbungen, die Kommunikation mit den Bewerbern, die Erstellung von Dokumenten und deren Veröffentlichung im persönlichen Kundenkonto.

Für jedes Segment wurde ein individueller Registrierungsprozess („Tunnel“) entwickelt. Universitätsvertreter füllten einen Hochschulfragebogen aus, und Studierende gaben in einem Fragebogen ihre Präferenzen für Studienfächer und Studienländer an. Dies trug dazu bei, die Benutzerfreundlichkeit der Plattform beim ersten Kontakt zu verbessern.

Die Kontaktdatenbank wurde auf zwei Wegen erstellt: automatisch bei der Benutzerregistrierung und manuell durch die Verantwortlichen. Dank einer einheitlichen Datenbank wurden die Interaktionen zwischen Universitäten und Bewerbern einfacher und transparenter.

Um die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern zu vereinfachen, wurde die Kontaktdatenbank segmentiert. Die Hauptsegmente waren Universitäten und Studieninteressierte. Dies ermöglichte eine präzisere Anpassung der Interaktions- und Automatisierungsprozesse.

Das Tool „Dokumente“ ermöglichte die zentrale Verwaltung der Bewerbungen. Ein zuständiger Manager erhielt die Bewerbung eines Studierenden, kontaktierte die Universität, um Details zu klären, und sendete das genehmigte Dokumentenpaket über das persönliche Konto des Studierenden zu.

Der Newsletter entwickelte sich zum wichtigsten Instrument, um Studierende über neue Studienangebote, Studienprogramme und andere nützliche Informationen zu informieren. Dies trug zur Aufrechterhaltung der Leserbindung bei.

Jedes Mitglied des Verbandes erhielt eine Visitenkarte des Unternehmens mit Informationen zu dessen Aktivitäten, Produkten und Dienstleistungen, Kooperationsmöglichkeiten und Kontaktdaten. Dies vereinfachte die Suche nach Ansprechpartnern zwischen Universitäten und Studierenden.

Durch den Einsatz des integrierten CRM-Systems wurden interne und externe Geschäftsprozesse optimiert. Führungskräfte erhielten Zugriff auf Tools für Kontakt-, Aufgaben- und Vertragsmanagement, wodurch die Bearbeitung von Anfragen beschleunigt wurde.

Das Wissensdatenbank-Tool bündelte die gesamte interne Dokumentation – Anleitungen, Standards und sonstige Informationen. Zugriffsrechte stellten sicher, dass Führungskräfte nur die Informationen sahen, die sie für ihre Aufgaben benötigten.

Das Projekt ermöglichte es HISTES, Automatisierungsherausforderungen umfassend anzugehen, die Interaktion mit Partnern und Studierenden zu verbessern und die Effizienz interner Prozesse zu steigern. Die Plattform TheCabinet integrierte wichtige Prozesse wie Bewerbungsmanagement, Newsletter und CRM und schuf so ein benutzerfreundliches Ökosystem für den Verband.